Офис-менеджер

Названия профессии

Офис-менеджер

В начало
Сферы профессиональной деятельности

Администрирование

В начало
Классификация профессии

Тип профессии по предмету труда: основная деятельность офис-менеджера связана с работой с различными видами документов, что позволяет отнести ее по предмету труда к типу «Человек – Знаковая система». Дополнительно профессию можно отнести к типу «Человек – Человек», поскольку офис-менеджер постоянно работает с людьми.

Тип профессии по признаку цели: гностический.

Тип профессии по средствам труда: ручной.

Тип профессии по условиям труда: работа в условиях микроклимата, близких к бытовым, «комнатным».

Класс профессии: исполнительский (профессия предполагает реализацию однотипных процедур, выполнение стандартных задач, решение которых проходит по заданному образцу, с четким соблюдением установленных правил, нормативов, инструкций).

В начало
Описание профессии

Офис-менеджер – сотрудник, занимающийся координацией работы всех офисных служб, организацией снабжения офиса необходимыми расходными материалами.

Основные виды деятельности офис-менеджера связаны с организацией работы персонала в офисе, ведением делопроизводственной, иногда – кадровой и бухгалтерской документации, организацией снабжения административных служб и сотрудников предприятия всем необходимым, встречей посетителей.

27_03_01.jpg

К основным обязанностям офис-менеджера относятся:

  • организация проверки офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарных условий работы в помещениях офиса;
  • организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и выполнения текущих задач;
  • руководство секретарями в приемной зоне, телефонными секретарями, курьерами, водителями, распределение обязанностей между ними;
  • контроль соблюдения работниками офиса установленных стандартов одежды и внешнего вида (дресс-кода);
  • ведение бюджета расходов на офисные нужды;
  • организация обеспечения офиса канцтоварами, другими расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы;
  • определение порядка получения товарно-материальных ценностей, оформление доверенностей, организация поступления платежей за поставленные товарно-материальные ценности, оформление платежных документов;
  • организация и контроль использования офисной оргтехники и ее надлежащего состояния;
  • организация встреч, приема, регистрации и обслуживания посетителей, делегаций, клиентов, партнеров;
  • прием визитных карточек, их хранение;
  • организация материально-технического обеспечения и сопровождение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;
  • координация работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса.

В начало
Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Офис-менеджер должен обладать такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, пунктуальность, аккуратность, организованность, ответственность, доброжелательность, тактичность, настойчивость, коммуникабельность, способность планировать свою работу.

27_03_02.jpg

К профессионально важным качествам офис-менеджера относятся:

  • склонность к работе с документами;
  • стрессоустойчивость (способность эффективно работать в условиях внешнего шума);
  • высокий уровень концентрации, распределения и переключения внимания;
  • хорошее развитие мелкой моторики рук;
  • способность быстро действовать;
  • четкая дикция, хорошо поставленная речь, умение лаконично (кратко) выражать свои мысли;
  • высокий уровень развития зрительного восприятия текста (быстрота восприятия);
  • хорошо развитая кратковременная и долговременная память, способность к механическому и осмысленному запоминанию информации, развитая слуховая и зрительная память;
  • умение хорошо разбирать рукописный текст.

В начало
Медицинские противопоказания

К медицинским противопоказаниям, препятствующим работе офис-менеджером, относятся:

  • нервно-психические заболевания;
  • сердечно-сосудистые заболевания;
  • хронические инфекционные заболевания;
  • заболевания верхних дыхательных путей;
  • поражения зрительного и слухового анализаторов;
  • заболевания речеголосового аппарата;
  • нарушение функций опорно-двигательного аппарата.

В начало
Требования к профессиональной подготовке

Офис-менеджер должен хорошо знать: устройство офиса и принципы его зонирования; принципы управления персоналом; этику взаимоотношений в рабочей группе; мотивационные методы и стратегии; основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства; особенности составления, разновидности и структуру текста документов; принципы организации снабжения офиса; требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения; основы бухгалтерского учета; деловой этикет; иностранный язык; правила пользования оргтехникой; правила внутреннего трудового распорядка; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

27_03_03.jpg

Профессиональный офис-менеджер должен уметь:

  • эффективно обеспечивать работу офиса;
  • организовывать прием посетителей, сопровождение различных деловых мероприятий;
  • составлять деловые и первичные бухгалтерские документы, вести кадровое делопроизводство и архив;
  • обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи.

В начало
Область применения

Офис-менеджеры востребованы в организациях и на предприятиях любого профиля и любой формы собственности.

В начало
Условия труда

Как правило, рабочее место офис-менеджера располагается в приемной офиса. Традиционно оно включает три зоны: основная, где находится его стол с приставками и оргтехникой; зона обслуживания посетителей; вспомогательная зона, где расположены шкафы, копировальный аппарат, факс и другое необходимое оборудование.

27_03_04.jpg

Офис-менеджеры используют ручные средства труда, а также офисную оргтехнику и персональный компьютер с возможностью выхода в Интернет.

Специальной формы не предусмотрено; обычно в одежде выдерживается деловой стиль.

Условия труда на рабочих местах специалистов с ограниченными возможностями здоровья должны соответствовать индивидуальной программе реабилитации инвалида, разрабатываемой бюро медико-социальной экспертизы (при наличии инвалидности). Конструкция всех элементов производственного оборудования и организация рабочего места должны соответствовать антропометрическим, физиологическим и психологическим особенностям и ограниченным возможностям работающих инвалидов.

В начало
Профессиональные риски

Рабочая поза офис-менеджера – положение сидя, поэтому возможны такие профессиональные заболевания, как боли в спине и шее. Кроме того, работа в постоянном напряжении и стрессе может привести к неврозам и депрессии.

В начало
Требуемое профессиональное образование

Специального образования не требуется, однако работодатели чаще всего отдают предпочтение претендентам, имеющим высшее образование в области документоведения, психологии, экономики.

В начало
Образовательные учреждения
В начало
Карьерный рост

Перспективы карьерного роста офис-менеджера связаны с овладением другими специальностями, которые отражают специфику деятельности компании. Например, офис-менеджер торговой компании, изучив структуру ее работы, может стать менеджером по продажам; офис-менеджер в рекламном агентстве – менеджером по рекламе.

27_03_05.jpg

Карьерный рост также связан с повышением квалификации как на предприятии, так и в системе непрерывного профессионального образования. Постепенно совершенствуясь, специалист может получить повышение вплоть до высокой административной должности (например, помощника руководителя, заведующего канцелярией, HR-менеджера).

В начало
3.151601564239