Тайм-менеджмент

Закономерно, что у тех специалистов, кто успевает решать текущие, и стратегические задачи, карьера идет в гору, а у тех, кто не умеет планировать свое рабочее время – ничего не получается. В ритме повседневной жизни очень важно научиться использовать каждую рабочую минуту себе во благо.

По данным Исследовательского центра рекрутингового портала Superjob.ru, 23% экономически активных россиян не умеют планировать свой день. А ведь не так сложно потратить 5 минут на планирование своего следующего рабочего дня. Вот здесь и приходит на помощь тайм-менеджмент или управление временем – технология организации времени и повышения эффективности его использования. Грамотное планирование – залог жизненного благополучия и, конечно, успешной карьеры. Составляя план дел на день, неделю, месяц, мы становимся организованнее, учимся ценить время и расставлять приоритеты. Человек, планирующий своё время, сам управляет им, в отличие от тех, кто плывёт по течению.

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов. Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие основные правила:

· При составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, то есть 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие;

· Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

· Для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

· Нужно расставить приоритеты – определить, что из написанного первостепенно важно, что важно, но не срочно, и что желательно, но необязательно;

· Необходимо подумать, когда вам будет удобнее всего выполнить то или иное дело. Работу, требующую сосредоточенности и погружённости, лучше всего планировать на то время, когда вас не слишком часто отвлекают звонки и другие дела. Задачи, решение которые требует контакта с коллегами, клиентами или партнёрами, будет легче выполнить в середине рабочего дня, когда все доступны для общения и настроены на деловой лад;

· Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

· Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объём задач, с которым менеджер может реально справиться.

Два важных правила:

1) Если дело занимает меньше трёх минут, его нужно сделать сразу, не откладывая. Следование этому принципу освободит ваш ежедневник от лишних записей, а голову – от ненужных раздумий и планов.

2) Никогда не делайте несколько дел одновременно. Важные дела необходимо делать последовательно, а не параллельно.