Секретарь

Названия профессии

Секретарь/Секретарь-референт

Специальности:

  • НПО «Секретарь» (034700.01)
  • СПО «Документационное обеспечение управления и архивоведение» (034702)
  • ВПО «Документоведение и архивоведение» (уровень подготовки – бакалавр)

В начало
Сферы профессиональной деятельности

Администрирование

В начало
Классификация профессии

Тип профессии по предмету труда: секретарь работает с различными документами, это позволяет отнести профессию по предмету труда к типу «Человек – Знаковая система».

Тип профессии по признаку цели: гностический.

Тип профессии по средствам труда: ручной.

Тип профессии по условиям труда: работа в «комнатных» условиях.

Класс профессии: исполнительский (алгоритмический); по характеру труда профессия секретаря предполагает реализацию однотипных процедур, выполнение стандартных задач по образцу, с четким соблюдением правил, нормативов, инструкций.

В начало
Описание профессии

Секретарь – сотрудник, выполняющий поручения руководителя, берущий на себя технические функции, связанные с ведением документации, приемом посетителей.

lori-0004647918-smallwww.jpg

К основным обязанностям секретаря относятся:

  • получение сведений от работников подразделений, вызов их по поручению руководителя, организация приема посетителей;
  • организация телефонных переговоров руководителя;
  • оформление деловой переписки руководителя, сортировка корреспонденции;
  • подготовка совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания, их регистрация);
  • компьютерный набор по указанию руководителя различных материалов, документации и отправление их по адресатам с использованием оргтехники;
  • стенографирование протоколов заседаний, их расшифровка и компьютерный набор;
  • составление по поручению руководителя докладов, писем, документов;
  • формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

В начало
Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Секретарь должен обладать такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, пунктуальность, аккуратность, организованность, ответственность, доброжелательность, тактичность, настойчивость и твердость, коммуникабельность, способность планировать свою работу, склонность к работе с документами.

lori-0004652908-smallwww.jpg

К профессионально важным качествам секретаря относятся: способность длительное время сосредоточиваться на одном предмете или действии, удерживать в поле зрения несколько предметов или совершать одновременно несколько действий, быстро переключать внимание с одного предмета на другой или с одного вида деятельности на другой; способность быстро действовать; четкая дикция; хорошо поставленная речь, умение кратко выражать свои мысли; хорошо развитая кратковременная и долговременная память; способность к механическому и осмысленному запоминанию информации; развитая слуховая и зрительная память.

В начало
Медицинские противопоказания

К медицинским противопоказаниям, препятствующим работе секретарем, относятся: нервно-психические заболевания; сердечно-сосудистые заболевания; заболевания опорно-двигательного аппарата; хронические инфекционные заболевания; заболевания верхних дыхательных путей; заболевания зрительного и слухового анализаторов; заболевания речеголосового аппарата.

В начало
Требования к профессиональной подготовке

Секретарь должен хорошо знать: терминологию делопроизводства; нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления; единые требования и правила оформления документов в соответствии с ГОСТ; правила документооборота; правила организации архивного хранения дел; правила ведения делового разговора; правила телефонного общения, приема и передачи информации; правила подготовки и проведения совещаний и заседаний; основы информационных технологий в профессиональной деятельности.

Секретарь должен уметь: обеспечивать работу руководителя; вести информационное обслуживание руководителя; организовывать прием посетителей, проведение совещаний; осуществлять компьютерный набор документов; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи; вести работу с документами; вести архив; пользоваться оргтехникой.

В начало
Область применения

Секретари востребованы в организациях и предприятиях любого профиля и любой формы собственности.

В начало
Условия труда

Рабочее место секретаря располагается, как правило, в приемной руководителя. Рабочее место секретаря традиционно включает три зоны: основная, где находится рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое оборудование.

Специальная форма для секретаря не предусмотрена.

lori-0003107092-smallwww.jpg

В начало
Профессиональные риски

Рабочая поза – положение сидя. Длительное нахождение в такой позе может стать причиной заболеваний, сопровождающихся болями в спине и шее.

Работа в постоянном напряжении может привести к усталости, неврозам и депрессии.

В начало
Требуемое профессиональное образование

Чтобы стать секретарем, необходимо получить начальное (профессия «Секретарь»), либо среднее (специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение»), либо высшее (специальности «Документоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления») профессиональное образование.

В начало
Образовательные учреждения

  • Учреждения среднего профессионального образования:

Гуманитарный колледж информационно-библиотечных технологий № 58 г. Москвы;

Колледж Министерства иностранных дел Российской Федерации;

Колледж предпринимательства № 11;

Межрегиональный центр реабилитации лиц с проблемами слуха (колледж) Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации г. Санкт-Петербурга;

Профессиональное училище № 4;

Профессиональное училище № 27;

Профессиональное училище № 52;

Профессиональное училище № 130;

Профессиональный лицей № 26;

Павлово-Посадский промышленно-экономический техникум;

Воскресенский промышленно-экономический техникум;

Мытищинский гуманитарно-технологический техникум.

  • Учреждения высшего профессионального образования:

Историко-архивный институт Российского государственного гуманитарного университета, факультет архивоведения;

Московский государственный университет культуры и искусств;

Московская финансово-юридическая академия.

  • Реабилитационный центр для инвалидов Комитета социальной защиты населения.

В начало
Карьерный рост

Карьерный рост связан с повышением квалификации на предприятии или в системе непрерывного профессионального образования.

Профессиональный рост секретаря может быть связан с управленческой карьерой, когда специалист, постепенно совершенствуясь, может получить повышение до должности офис-менеджера, помощника руководителя либо заведующего канцелярией.

В начало
3.151586336269