Секретарь
Секретарь/Секретарь-референт
Специальности:
- НПО «Секретарь» (034700.01)
- СПО «Документационное обеспечение управления и архивоведение» (034702)
- ВПО «Документоведение и архивоведение» (уровень подготовки – бакалавр)
Администрирование
Тип профессии по предмету труда: секретарь работает с различными документами, это позволяет отнести профессию по предмету труда к типу «Человек – Знаковая система».
Тип профессии по признаку цели: гностический.
Тип профессии по средствам труда: ручной.
Тип профессии по условиям труда: работа в «комнатных» условиях.
Класс профессии: исполнительский (алгоритмический); по характеру труда профессия секретаря предполагает реализацию однотипных процедур, выполнение стандартных задач по образцу, с четким соблюдением правил, нормативов, инструкций.
Секретарь – сотрудник, выполняющий поручения руководителя, берущий на себя технические функции, связанные с ведением документации, приемом посетителей.
К основным обязанностям секретаря относятся:
- получение сведений от работников подразделений, вызов их по поручению руководителя, организация приема посетителей;
- организация телефонных переговоров руководителя;
- оформление деловой переписки руководителя, сортировка корреспонденции;
- подготовка совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания, их регистрация);
- компьютерный набор по указанию руководителя различных материалов, документации и отправление их по адресатам с использованием оргтехники;
- стенографирование протоколов заседаний, их расшифровка и компьютерный набор;
- составление по поручению руководителя докладов, писем, документов;
- формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
Секретарь должен обладать такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, пунктуальность, аккуратность, организованность, ответственность, доброжелательность, тактичность, настойчивость и твердость, коммуникабельность, способность планировать свою работу, склонность к работе с документами.
К профессионально важным качествам секретаря относятся: способность длительное время сосредоточиваться на одном предмете или действии, удерживать в поле зрения несколько предметов или совершать одновременно несколько действий, быстро переключать внимание с одного предмета на другой или с одного вида деятельности на другой; способность быстро действовать; четкая дикция; хорошо поставленная речь, умение кратко выражать свои мысли; хорошо развитая кратковременная и долговременная память; способность к механическому и осмысленному запоминанию информации; развитая слуховая и зрительная память.
К медицинским противопоказаниям, препятствующим работе секретарем, относятся: нервно-психические заболевания; сердечно-сосудистые заболевания; заболевания опорно-двигательного аппарата; хронические инфекционные заболевания; заболевания верхних дыхательных путей; заболевания зрительного и слухового анализаторов; заболевания речеголосового аппарата.
Секретарь должен хорошо знать: терминологию делопроизводства; нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления; единые требования и правила оформления документов в соответствии с ГОСТ; правила документооборота; правила организации архивного хранения дел; правила ведения делового разговора; правила телефонного общения, приема и передачи информации; правила подготовки и проведения совещаний и заседаний; основы информационных технологий в профессиональной деятельности.
Секретарь должен уметь: обеспечивать работу руководителя; вести информационное обслуживание руководителя; организовывать прием посетителей, проведение совещаний; осуществлять компьютерный набор документов; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи; вести работу с документами; вести архив; пользоваться оргтехникой.
Секретари востребованы в организациях и предприятиях любого профиля и любой формы собственности.
Рабочее место секретаря располагается, как правило, в приемной руководителя. Рабочее место секретаря традиционно включает три зоны: основная, где находится рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое оборудование.
Специальная форма для секретаря не предусмотрена.
Рабочая поза – положение сидя. Длительное нахождение в такой позе может стать причиной заболеваний, сопровождающихся болями в спине и шее.
Работа в постоянном напряжении может привести к усталости, неврозам и депрессии.
Чтобы стать секретарем, необходимо получить начальное (профессия «Секретарь»), либо среднее (специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение»), либо высшее (специальности «Документоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления») профессиональное образование.
- Учреждения среднего профессионального образования:
Гуманитарный колледж информационно-библиотечных технологий № 58 г. Москвы;
Колледж Министерства иностранных дел Российской Федерации;
Колледж предпринимательства № 11;
Профессиональное училище № 27;
Профессиональное училище № 52;
Профессиональное училище № 130;
Павлово-Посадский промышленно-экономический техникум;
Воскресенский промышленно-экономический техникум;
Мытищинский гуманитарно-технологический техникум.
- Учреждения высшего профессионального образования:
Московский государственный университет культуры и искусств;
Московская финансово-юридическая академия.
- Реабилитационный центр для инвалидов Комитета социальной защиты населения.
Карьерный рост связан с повышением квалификации на предприятии или в системе непрерывного профессионального образования.
Профессиональный рост секретаря может быть связан с управленческой карьерой, когда специалист, постепенно совершенствуясь, может получить повышение до должности офис-менеджера, помощника руководителя либо заведующего канцелярией.