Офис-менеджер
Офис-менеджер
Администрирование
Тип профессии по предмету труда: основная деятельность офис-менеджера связана с работой с различными видами документов, что позволяет отнести ее по предмету труда к типу «Человек – Знаковая система». Дополнительно профессию можно отнести к типу «Человек – Человек», поскольку офис-менеджер постоянно работает с людьми.
Тип профессии по признаку цели: гностический.
Тип профессии по средствам труда: ручной.
Тип профессии по условиям труда: работа в условиях микроклимата, близких к бытовым, «комнатным».
Класс профессии: исполнительский (профессия предполагает реализацию однотипных процедур, выполнение стандартных задач, решение которых проходит по заданному образцу, с четким соблюдением установленных правил, нормативов, инструкций).
Офис-менеджер – сотрудник, занимающийся координацией работы всех офисных служб, организацией снабжения офиса необходимыми расходными материалами.
Основные виды деятельности офис-менеджера связаны с организацией работы персонала в офисе, ведением делопроизводственной, иногда – кадровой и бухгалтерской документации, организацией снабжения административных служб и сотрудников предприятия всем необходимым, встречей посетителей.
К основным обязанностям офис-менеджера относятся:
- организация проверки офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарных условий работы в помещениях офиса;
- организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и выполнения текущих задач;
- руководство секретарями в приемной зоне, телефонными секретарями, курьерами, водителями, распределение обязанностей между ними;
- контроль соблюдения работниками офиса установленных стандартов одежды и внешнего вида (дресс-кода);
- ведение бюджета расходов на офисные нужды;
- организация обеспечения офиса канцтоварами, другими расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы;
- определение порядка получения товарно-материальных ценностей, оформление доверенностей, организация поступления платежей за поставленные товарно-материальные ценности, оформление платежных документов;
- организация и контроль использования офисной оргтехники и ее надлежащего состояния;
- организация встреч, приема, регистрации и обслуживания посетителей, делегаций, клиентов, партнеров;
- прием визитных карточек, их хранение;
- организация материально-технического обеспечения и сопровождение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;
- координация работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса.
Офис-менеджер должен обладать такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, пунктуальность, аккуратность, организованность, ответственность, доброжелательность, тактичность, настойчивость, коммуникабельность, способность планировать свою работу.
К профессионально важным качествам офис-менеджера относятся:
- склонность к работе с документами;
- стрессоустойчивость (способность эффективно работать в условиях внешнего шума);
- высокий уровень концентрации, распределения и переключения внимания;
- хорошее развитие мелкой моторики рук;
- способность быстро действовать;
- четкая дикция, хорошо поставленная речь, умение лаконично (кратко) выражать свои мысли;
- высокий уровень развития зрительного восприятия текста (быстрота восприятия);
- хорошо развитая кратковременная и долговременная память, способность к механическому и осмысленному запоминанию информации, развитая слуховая и зрительная память;
- умение хорошо разбирать рукописный текст.
К медицинским противопоказаниям, препятствующим работе офис-менеджером, относятся:
- нервно-психические заболевания;
- сердечно-сосудистые заболевания;
- хронические инфекционные заболевания;
- заболевания верхних дыхательных путей;
- поражения зрительного и слухового анализаторов;
- заболевания речеголосового аппарата;
- нарушение функций опорно-двигательного аппарата.
Офис-менеджер должен хорошо знать: устройство офиса и принципы его зонирования; принципы управления персоналом; этику взаимоотношений в рабочей группе; мотивационные методы и стратегии; основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства; особенности составления, разновидности и структуру текста документов; принципы организации снабжения офиса; требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения; основы бухгалтерского учета; деловой этикет; иностранный язык; правила пользования оргтехникой; правила внутреннего трудового распорядка; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Профессиональный офис-менеджер должен уметь:
- эффективно обеспечивать работу офиса;
- организовывать прием посетителей, сопровождение различных деловых мероприятий;
- составлять деловые и первичные бухгалтерские документы, вести кадровое делопроизводство и архив;
- обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи.
Офис-менеджеры востребованы в организациях и на предприятиях любого профиля и любой формы собственности.
Как правило, рабочее место офис-менеджера располагается в приемной офиса. Традиционно оно включает три зоны: основная, где находится его стол с приставками и оргтехникой; зона обслуживания посетителей; вспомогательная зона, где расположены шкафы, копировальный аппарат, факс и другое необходимое оборудование.
Офис-менеджеры используют ручные средства труда, а также офисную оргтехнику и персональный компьютер с возможностью выхода в Интернет.
Специальной формы не предусмотрено; обычно в одежде выдерживается деловой стиль.
Условия труда на рабочих местах специалистов с ограниченными возможностями здоровья должны соответствовать индивидуальной программе реабилитации инвалида, разрабатываемой бюро медико-социальной экспертизы (при наличии инвалидности). Конструкция всех элементов производственного оборудования и организация рабочего места должны соответствовать антропометрическим, физиологическим и психологическим особенностям и ограниченным возможностям работающих инвалидов.
Рабочая поза офис-менеджера – положение сидя, поэтому возможны такие профессиональные заболевания, как боли в спине и шее. Кроме того, работа в постоянном напряжении и стрессе может привести к неврозам и депрессии.
Специального образования не требуется, однако работодатели чаще всего отдают предпочтение претендентам, имеющим высшее образование в области документоведения, психологии, экономики.
Специализированные курсы профессиональной подготовки в Москве:
- Центр компьютерного обучения «Специалист» при Московском государственном техническом университете имени Н. Э. Баумана;
- Международная академия бизнеса и управления;
- Центральный институт подготовки кадров.
Перспективы карьерного роста офис-менеджера связаны с овладением другими специальностями, которые отражают специфику деятельности компании. Например, офис-менеджер торговой компании, изучив структуру ее работы, может стать менеджером по продажам; офис-менеджер в рекламном агентстве – менеджером по рекламе.
Карьерный рост также связан с повышением квалификации как на предприятии, так и в системе непрерывного профессионального образования. Постепенно совершенствуясь, специалист может получить повышение вплоть до высокой административной должности (например, помощника руководителя, заведующего канцелярией, HR-менеджера).